Redemittel formelle Nachricht

Sehr geehrte Frau …,

Formelle Anrede an eine Frau, deren Namen man kennt. Nach dem Komma schreibt man klein weiter.

Beispiel: Sehr geehrte Frau Wieser, ich muss leider meinen Termin am Donnerstag absagen.

Hinweis: Typischer Fehler: „Sehr geehrte Herr …“ – bei einem Mann heißt es „geehrter“. Mit Titel: Sehr geehrte Frau Dr. Mayr,

Sehr geehrter Herr …,

Formelle Anrede an einen Mann, dessen Namen man kennt. „geehrter“ endet hier auf -r.

Beispiel: Sehr geehrter Herr Aigner, ich habe Ihre Anzeige für das Zimmer in Graz gelesen.

Hinweis: Nach der Anrede steht ein Komma, kein Ausrufezeichen. Nach „Herr“ folgt nur der Nachname: Herr Aigner.

Sehr geehrte Damen und Herren,

Formelle Anrede, wenn man den Namen nicht kennt, zum Beispiel bei einer Firma oder einem Amt.

Beispiel: Sehr geehrte Damen und Herren, ich habe eine Frage zur Anmeldung für Ihren Abendkurs.

Hinweis: Kennt man den Namen der Person, schreibt man ihn – das wirkt persönlicher.

Liebe Frau … / Lieber Herr …,

Freundliche Anrede für Personen, die man kennt und siezt, zum Beispiel die Kursleiterin oder den Nachbarn.

Beispiel: Liebe Frau Gruber, ich kann am Dienstag leider nicht zum Kurs kommen.

Hinweis: Auch nach „Liebe …“ bleibt es beim „Sie“. Das Du gilt erst, wenn man es angeboten bekommen hat.

Guten Tag Frau …,

Neutral-höfliche Anrede, weniger steif als „Sehr geehrte …“. In E-Mails ist sie sehr häufig.

Beispiel: Guten Tag Frau Hofer, ich habe Ihre Nachricht bekommen und melde mich gleich zurück.

Hinweis: Nicht „Hallo Frau Hofer“ – das ist für Vorgesetzte, Vermieter oder Kursleiter zu locker. In der Schweiz ist „Guten Tag“ sehr üblich.

Ich schreibe Ihnen, weil …

Man nennt am Anfang, warum man schreibt. Nach „weil“ steht das Verb am Ende.

Beispiel: Ich schreibe Ihnen, weil ich am Freitag nicht zum Deutschkurs kommen kann.

Hinweis: „Ihnen“ schreibt man in Briefen und E-Mails groß. Für Freunde: „Ich schreibe dir, weil …“ – klein und mit „dir“.

Es geht um …

Man nennt kurz das Thema der Nachricht. Nach „um“ steht der Akkusativ.

Beispiel: Es geht um meinen Termin am Montag um zehn Uhr.

Hinweis: Typischer Fehler: „Es geht über …“ – richtig: „Es geht um …“. Mit Nebensatz: „Es geht darum, dass …“.

Vielen Dank für Ihre E-Mail vom …

Man antwortet auf eine Nachricht. Nach „vom“ steht das Datum: vom 12. März.

Beispiel: Vielen Dank für Ihre E-Mail vom 12. März. Ich habe mich über die schnelle Antwort gefreut.

Hinweis: „vom“ ist „von dem“, also Dativ. Kürzer geht es auch: „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“

Ich möchte Ihnen mitteilen, dass …

Man gibt eine Information, oft eine unangenehme. Nach „dass“ steht das Verb am Ende.

Beispiel: Ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich am Montag leider nicht zur Arbeit kommen kann.

Hinweis: mitteilen: teilt mit, teilte mit, hat mitgeteilt. Offizieller als „sagen“; nach „mitteilen“ steht der Dativ (Ihnen).

Ich habe eine Frage zu …

Man leitet eine Frage ein. Nach „zu“ steht der Dativ.

Beispiel: Ich habe eine Frage zu meiner Rechnung vom Oktober.

Hinweis: Nicht „Frage über“: Man sagt „eine Frage zu“ + Dativ (zum Kurs, zur Anmeldung, zu meinem Termin).

Es tut mir leid, dass …

Man entschuldigt sich. Nach „dass“ steht das Verb am Ende.

Beispiel: Es tut mir leid, dass ich Ihnen erst heute antworte.

Hinweis: „leid“ schreibt man in dieser Wendung klein. Etwas förmlicher: „Bitte entschuldigen Sie, dass …“.

Bitte entschuldigen Sie, dass …

Höfliche Entschuldigung in der Sie-Form. Nach „dass“ steht das Verb am Ende.

Beispiel: Bitte entschuldigen Sie, dass ich mich erst heute bei Ihnen melde.

Hinweis: Sie-Form: „entschuldigen Sie“ (Verb vor „Sie“). „Entschuldige“ ist die du-Form und passt nicht zu einer formellen Nachricht.

Ich möchte mich für … entschuldigen.

Man entschuldigt sich für etwas. „sich entschuldigen für“ + Akkusativ.

Beispiel: Ich möchte mich für die Verspätung am Montag entschuldigen.

Hinweis: Typischer Fehler: „sich entschuldigen um …“ – richtig: für. Bei einer Person: sich bei Ihnen entschuldigen.

Leider habe ich … vergessen.

Man gibt einen Fehler zu. „Leider“ steht auf Position 1, danach kommt das Verb.

Beispiel: Leider habe ich vergessen, Ihnen die Unterlagen rechtzeitig zu schicken.

Hinweis: „leider“ zeigt Bedauern und macht die Nachricht höflicher. „vergessen“ bildet das Perfekt mit „haben“.

Ich hoffe, das ist kein Problem für Sie.

Man zeigt, dass man an den anderen denkt. Nach dem Komma steht ein Hauptsatz.

Beispiel: Ich muss den Termin verschieben und hoffe, das ist kein Problem für Sie.

Hinweis: Mit „dass“ steht das Verb am Ende: Ich hoffe, dass das kein Problem für Sie ist. Ohne „dass“ bleibt das Verb an Position 2.

Ich bin leider krank und kann deshalb nicht …

Man nennt die Krankheit als Grund. Das zweite Verb steht am Ende: nicht … kommen.

Beispiel: Ich bin leider krank und kann deshalb am Freitag nicht zum Kurs kommen.

Hinweis: „deshalb“ steht hier nach dem Verb, es kann auch am Anfang stehen: Deshalb kann ich … Bei längerer Krankheit braucht man oft eine Krankmeldung vom Arzt.

Mein Zug hatte … Minuten Verspätung.

Man nennt eine Verspätung als Grund. „hatte“ ist das Präteritum von „haben“.

Beispiel: Mein Zug hatte fast eine Stunde Verspätung, deshalb bin ich erst um zehn Uhr im Büro angekommen.

Hinweis: „Verspätung“ ist feminin: eine Verspätung. In der Schweiz sagt man oft auch: Der Zug ist verspätet.

Leider ist mir etwas dazwischengekommen.

Man hatte plötzlich etwas Wichtiges vor, deshalb passt der Termin nicht. Das Perfekt bildet man mit „sein“.

Beispiel: Leider ist mir etwas dazwischengekommen, deshalb kann ich am Mittwoch nicht kommen.

Hinweis: dazwischenkommen: kommt dazwischen, ist dazwischengekommen. Gut, wenn man den Grund nicht genau nennen möchte. „mir“ ist Dativ.

Aus gesundheitlichen Gründen …

Man nennt einen Grund kurz und formell. „aus … Gründen“ steht mit Dativ Plural, danach folgt das Verb.

Beispiel: Aus gesundheitlichen Gründen kann ich nächste Woche nicht am Kurs teilnehmen.

Hinweis: Wenn man nicht mehr sagen möchte: „Aus persönlichen Gründen …“ oder „Aus beruflichen Gründen …“.

Ich musste kurzfristig …

Man erklärt, dass man plötzlich etwas tun musste. „musste“ ist Präteritum, das zweite Verb steht am Ende.

Beispiel: Ich musste kurzfristig zum Arzt gehen und schaffe es deshalb nicht rechtzeitig.

Hinweis: „kurzfristig“ heißt: mit wenig Zeit vorher. Danach kann man mit „deshalb“ oder „daher“ die Folge nennen.

Könnten Sie bitte …?

Höfliche Bitte mit Konjunktiv II. Das zweite Verb steht als Infinitiv am Ende.

Beispiel: Könnten Sie mir bitte die Unterlagen noch einmal per E-Mail schicken?

Hinweis: Konjunktiv II („könnten“) ist höflicher als „Können Sie …?“. „bitte“ steht meist nach „Sie“ oder „mir“.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie …

Sehr höfliche Bitte. Nach „wenn“ steht das Verb am Ende.

Beispiel: Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir den neuen Termin bis Freitag bestätigen könnten.

Hinweis: Konjunktiv II von „sein“: wäre. „Ihnen“ und „Sie“ schreibt man in formellen Nachrichten groß.

Wäre es möglich, … zu …?

Höfliche Frage nach einer Möglichkeit. Der Infinitiv mit „zu“ steht am Ende.

Beispiel: Wäre es möglich, mir die Unterlagen per Post zuzuschicken?

Hinweis: Bei trennbaren Verben steht „zu“ in der Mitte: zuzuschicken, abzuholen. Ebenfalls höflich: „Wäre es möglich, dass Sie …?“.

Ich möchte Sie bitten, … zu …

Formelle Bitte. „Sie“ ist Akkusativ, danach steht der Infinitiv mit „zu“ am Ende.

Beispiel: Ich möchte Sie bitten, mir einen neuen Termin vorzuschlagen.

Hinweis: Alternative mit „um“: Ich bitte Sie um einen neuen Termin (bitten um + Akkusativ). „bitten“ bildet das Perfekt mit „haben“: hat gebeten.

Bitte schicken Sie mir …

Direkte, aber höfliche Bitte. Imperativ in der Sie-Form: Das Verb steht vor „Sie“.

Beispiel: Bitte schicken Sie mir das Formular noch einmal per E-Mail.

Hinweis: Falsch: „Bitte Sie schicken mir …“. Noch weicher: „Könnten Sie mir … schicken?“. „bitte“ darf auch nach „Sie“ stehen.

Ich würde gern wissen, ob …

Höfliche Frage nach einer Information. Nach „ob“ steht das Verb am Ende.

Beispiel: Ich würde gern wissen, ob der Kurs im Herbst wieder angeboten wird.

Hinweis: „ob“ braucht man bei Ja/Nein-Fragen. Bei einer W-Frage steht das Fragewort: Ich würde gern wissen, wann der Kurs beginnt.

Leider kann ich den Termin am … nicht wahrnehmen.

Höfliche Absage. „wahrnehmen“ ist trennbar, mit Modalverb steht es am Ende.

Beispiel: Leider kann ich den Termin am Dienstag um 15 Uhr nicht wahrnehmen.

Hinweis: „einen Termin wahrnehmen“ heißt: zum Termin hingehen; das sagt man bei Ämtern und Arztpraxen. Neutraler: „Ich kann am Dienstag nicht kommen.“

Ich muss den Termin leider absagen.

Man sagt einen Termin ab. „absagen“ ist trennbar; mit „muss“ steht es am Ende.

Beispiel: Ich muss den Termin am Montag leider absagen, weil ich eine Prüfung habe.

Hinweis: absagen: sagt ab, sagte ab, hat abgesagt. Das Gegenteil ist „zusagen“.

Ich kann leider nicht an … teilnehmen.

Absage für einen Kurs, eine Sitzung oder einen Ausflug. „teilnehmen an“ + Dativ.

Beispiel: Ich kann leider nicht an der Besprechung am Mittwoch teilnehmen.

Hinweis: an + Dativ: an der Besprechung, am (an dem) Kurs. Im Präsens ohne Modalverb wird das Verb getrennt: Ich nehme … teil.

Könnten wir den Termin verschieben?

Höfliche Bitte um einen neuen Termin. „verschieben“ steht als Infinitiv am Ende.

Beispiel: Ich habe am Montag einen Arzttermin. Könnten wir den Termin verschieben?

Hinweis: In Aufgabe 3 (ca. 40 Wörter) genügen Grund, Bitte und Gruß. Nach dem Grund am besten gleich einen neuen Tag nennen.

Passt es Ihnen auch am …?

Man schlägt einen anderen Tag vor und fragt, ob er passt. „passen“ + Dativ (Ihnen).

Beispiel: Passt es Ihnen auch am Donnerstag um zehn Uhr?

Hinweis: „passen“ hat den Dativ: Der Termin passt mir / Ihnen. Falsch: „Der Termin passt Sie.“

Ich könnte stattdessen am … kommen.

Man macht einen Gegenvorschlag für den Termin. „stattdessen“ steht mitten im Satz.

Beispiel: Am Montag geht es leider nicht. Ich könnte stattdessen am Dienstag nach 16 Uhr kommen.

Hinweis: „könnte“ (Konjunktiv II) klingt höflicher als „kann“. „stattdessen“ bedeutet: an dessen Stelle.

Wäre … für Sie in Ordnung?

Man fragt, ob ein Vorschlag für den anderen passt. „wäre“ ist Konjunktiv II von „sein“.

Beispiel: Wäre der nächste Mittwoch um neun Uhr für Sie in Ordnung?

Hinweis: Klingt höflich und offen. Ähnlich: „Würde Ihnen … passen?“ oder „Ist … für Sie möglich?“.

Ich würde den Termin gern auf … verschieben.

Man sagt genau, wann der neue Termin sein soll. „verschieben auf“ + Akkusativ.

Beispiel: Ich würde den Termin gern auf nächsten Montag verschieben.

Hinweis: verschieben auf + Akkusativ (auf den 5. Mai). „vorziehen“ heißt: auf einen früheren Tag legen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Schlusssatz nach einer Absage oder einer Bitte. Nach „für“ steht der Akkusativ.

Beispiel: Ich muss den Kurs leider absagen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Hinweis: „Ihr“ schreibt man groß. „Verständnis“ hat keinen Plural. Kurz und höflich: reicht als letzter Satz in Aufgabe 3.

Vielen Dank im Voraus.

Man bedankt sich, bevor der andere geantwortet hat. Das passt nach einer Bitte.

Beispiel: Bitte schicken Sie mir den neuen Termin per E-Mail. Vielen Dank im Voraus.

Hinweis: Schreibung: „im Voraus“ mit einem r. Typischer Fehler: „im Vorraus“.

Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Schlusssatz: Man wünscht sich eine baldige Antwort. „sich freuen auf“ + Akkusativ.

Beispiel: Ich hoffe auf eine schnelle Lösung. Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Hinweis: Typischer Fehler: „Ich freue mich für Ihre Antwort“ – richtig: auf. Du-Form: „Ich freue mich auf deine Antwort.“

Bitte geben Sie mir kurz Bescheid.

Man bittet um eine kurze Antwort. „Bescheid geben“ heißt: informieren.

Beispiel: Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, ob der neue Termin für Sie passt.

Hinweis: Umgangssprachlicher: „Bescheid sagen“. Nach „ob“ steht das Verb am Ende: … passt.

Mit freundlichen Grüßen

Der Standardgruß am Ende einer formellen Nachricht. Danach steht der Name in der nächsten Zeile.

Beispiel: Am Schluss schreibt man: Mit freundlichen Grüßen und darunter den Namen, zum Beispiel Beat Zbinden.

Hinweis: Nach dem Gruß steht kein Punkt und kein Komma. Die Aufgabe verlangt ausdrücklich Anrede und Gruß am Schluss.

Freundliche Grüße

Kürzere und modernere Form von „Mit freundlichen Grüßen“, in E-Mails sehr üblich.

Beispiel: Am Schluss der E-Mail stehen zum Beispiel Freundliche Grüße und darunter der Name.

Hinweis: In der Schweiz schreibt man „Freundliche Grüsse“ ohne ß. Halbformell, mit Bekannten: „Viele Grüße“ oder „Herzliche Grüße“.